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認証の種類と必要書類

私文書認証の場合

私文書の認証は、「文書になされた署名(又は記名押印)の真正を証明する署名認証」「公証人の目の前で書類作成者が内容に虚偽がない旨の宣誓をして目の前で署名を入れる宣誓認証」「嘱託人の提出した文書の謄本がその原本と対照し符合することを認証する謄本認証」の3つの種類に分かれています。

※公文書原本(例えば住民票、法人登記簿謄本、戸籍謄本など)に認証が必要な場合は、対応が外務省になりますので直接お問い合わせ下さい。

東京や神奈川、大阪の公証役場では、公証人の認証(公証)の発行と同時にアポスティーユもしくは外務省の公印確認証明までを求めに応じてお付けすることが可能です。受付時に提出先の国名と共に、どの証明書まで必要なのかを確認しておりますのでご希望をお伝え下さい。もしアポスティーユ等の要不要がご不明の場合は提出先にご確認下さい。

署名認証

公証役場の認証の対象となるのは私文書の私書証書といって「作成者の署名または記名押印(印鑑証明や印鑑登録証明書がある方の場合)のある文章」です。直筆の署名や記名押印の押印部分が朱肉でなされたものをご準備下さい。また、書類の日付(もしくは署名日)が認証日より未来のものには認証できませんのでご注意下さい。

※認証によく利用される「パスポートコピー用」「翻訳書類用」「サイン証明用」のカバーレター(Declaration)のサンプルはこちらにいくつかご用意があります。サンプルですので参考にしていただいて、文章はお客様の認証希望書類の内容に即した形にしてご作成下さい。もちろんお手持ちの書式があればそちらをご利用いただいても構いません。

署名者が個人の場合

1 署名者本人が公証役場に来る場合

  1. 認証をお求めの書類一式
  2. 署名者本人の身分証明書
    顔写真付きの公的な身分証明書(運転免許証やパスポートなど)
    ※実印の押印にも認証が必要な場合には、印と印鑑登録証明書のご持参が必要です

2 代理人が公証役場に来る場合

  1. 認証をお求めの書類一式
  2. 署名者本人から代理人への委任状
    サンプル(個人用委任状)
    WORD PDF 参考(書き方コメント付)
    署名者本人の個人実印の押印が必要
    書類名・それぞれの件数の明記が必要
  3. 署名者本人の印鑑登録証明書(発行から3ヶ月以内)
  4. 代理人の身分証明書
    顔写真付きの公的な身分証明書(運転免許証やパスポートなど)

署名者が法人の代表者の場合

※認証をお求めの書類が法人の書類であることを確認するために、書類には法人名・代表者としての肩書が記載されている必要があります

1 署名者本人が公証役場に来る場合

  1. 認証をお求めの書類一式
  2. 署名者本人の身分証明書
    顔写真付きの公的な身分証明書(運転免許証やパスポートなど)
    法人の代表者印の印鑑証明書と、代表者印本体の持参でも可
    ※代表者印の押印にも認証が必要な場合には、印と印鑑証明書のご持参が必要です
  3. 法人の登記簿謄本(発行から3ヶ月以内)
    現在事項証明書、全部事項証明書、履歴事項証明書、代表者事項証明書、どのタイプでも可

2 代理人が公証役場に来る場合

  1. 認証をお求めの書類一式
  2. 代表者である署名者本人から代理人への委任状
    サンプル(法人代表者用委任状)
    WORD PDF 参考(書き方コメント付)
    代表者印の押印が必要
    書類名・それぞれの件数の明記が必要
  3. 法人の代表者印の印鑑証明書(発行から3ヶ月以内)
  4. 法人の登記簿謄本(発行から3ヶ月以内)
    現在事項証明書、全部事項証明書、履歴事項証明書、代表者事項証明書、どのタイプでも可
  5. 代理人の身分証明書
    顔写真付きの公的な身分証明書(運転免許証やパスポートなど)

署名者が法人の代表権を持たない社員の場合

法人の書類にサインする権限は、本来、法人の代表者しか持っていません
そこで、代表者から署名者に対して、今回の書類にサインする権限を付与した旨が記載された委任状(当役場では授権証明書と呼んでいます)が必要になります。

※認証をお求めの書類が法人の書類であることを確認するために、書類には法人名が記載されている必要があります

1 署名者本人が公証役場に来る場合

  1. 認証をお求めの書類一式
  2. 代表者から署名者に対しての授権証明書
    サンプル(授権証明書)
    WORD PDF 参考(書き方コメント付)
    代表者印の押印が必要
    書類名・それぞれの件数の明記が必要
  3. 法人の代表者印の印鑑証明書(発行から3ヶ月以内)
  4. 法人の登記簿謄本(発行から3ヶ月以内)
    現在事項証明書、全部事項証明書、履歴事項証明書、代表者事項証明書、どのタイプでも可
  5. 署名者本人の身分証明書
    顔写真付きの公的な身分証明書(運転免許証やパスポートなど)

2 代理人が公証役場に来る場合

※代表者が署名者に対して、書類に署名する権限を付与し、なおかつ、署名者から代理人に対して、公証役場での認証を委任する…という二段構成が必要になります
パターン1かパターン2か、どちらかを準備してください。

パターン1
  1. 認証をお求めの書類一式
  2. 証明書及び委任状
    代表者が署名者に対して該当書類に署名する権限を付与し、なおかつその署名者から代理人に対して「公証役場での認証を委任する」ことを用紙1枚にまとめた丸の内公証役場独自の書式です。
    こちらをご利用いただければ、本来個人の実印と印鑑登録証明書で発行すべき代理認証の委任状を署名者の職務印(認め印でも可)で発行することができます。

    サンプル(証明書及び委任状)
    WORD PDF 参考(書き方コメント付)
    代表者印の押印と、署名者の職務印(認め印でも可)の押印が必要
    書類名・それぞれの件数の明記が必要
  3. 法人の代表者印の印鑑証明書(発行から3ヶ月以内)
  4. 法人の登記簿謄本(発行から3ヶ月以内)
    現在事項証明書、全部事項証明書、履歴事項証明書、代表者事項証明書、どのタイプでも可
  5. 役場に実際に来る代理人の身分証明書
    顔写真付きの公的な身分証明書(運転免許証やパスポートなど)
パターン2
  1. 認証をお求めの書類一式
  2. 代表者から署名者に対しての授権証明書
    サンプル(授権証明書)
    WORD PDF 参考(書き方コメント付)
    代表者印の押印が必要
    書類名・それぞれの件数の明記が必要
  3. 法人の代表者印の印鑑証明書(発行から3ヶ月以内)
  4. 法人の登記簿謄本(発行から3ヶ月以内)
    現在事項証明書、全部事項証明書、履歴事項証明書、代表者事項証明書、どのタイプでも可
  5. 署名者本人から代理人への委任状
    サンプル(個人用委任状)
    WORD PDF 参考(書き方コメント付)
    署名者本人の個人実印の押印が必要
    書類名・それぞれの件数の明記が必要
  6. 署名者本人の印鑑登録証明書(発行から3ヶ月以内)
  7. 代理人の身分証明書
    顔写真付きの公的な身分証明書(運転免許証やパスポートなど)

私文書の認証手数料

日本語で作成された書類の場合

委任状・授権書は 3500円/件
上記以外の書類は 5500円/件

外国語で作成された書類の場合

委任状・授権書は 9500円/件
上記以外の書類は 11500円/件

※契約書や保証状、売渡証、自己信託証書など金額の記載のある書類については金額によって手数料が変わり、最高で11000円/件(日本語)もしくは17000円/件(外国語)となります。詳しくはこちらの手数料についてをご参照下さい。

宣誓認証

一般の署名認証と違い、宣誓認証は、公証人の面前で宣誓することが要件となっているため、代理人による嘱託は認められません。必ず署名者本人が役場へ出頭してください。
更に、宣誓認証の嘱託をするには、同一内容の証書を2部提出して頂かなくてはなりません。手続終了後、認証した証書の1部をお返しし、もう1部を役場で20年間保存します。
また、宣誓認証については予約制となっており、予めドラフトを確認させて頂きます。役場に直接お越し頂く前に、お電話などでご一報ください。

※公証人の面前で署名したことを証明する「面前署名」ではなく「宣誓認証」が必要がどうかは提出先の求めによります。宣誓が必要な書類には、その署名欄の周辺に「Oath」「Swear、Sworn」などの宣誓を表す文言が入り、宣誓の上で署名をする形になっていることが多いようです。手数料も準備物も変わってきますので、どこまでの認証が必要かが不明な場合にはご確認下さい。

1 署名者が個人の場合

  1. 認証をお求めの書類一式を2部
  2. 署名者本人の身分証明書
    顔写真付きの公的な身分証明書(運転免許証やパスポートなど)
    ※実印の押印にも認証が必要な場合には、印と印鑑登録証明書のご持参が必要です

2 署名者が法人の代表者の場合

※認証をお求めの書類が法人の書類であることを確認するために、書類には法人名・代表者としての肩書が記載されている必要があります

  1. 認証をお求めの書類一式を2部
  2. 署名者本人の身分証明書
    顔写真付きの公的な身分証明書(運転免許証やパスポートなど)
    法人の代表者印の印鑑証明書と、代表者印本体の持参でも可
    ※代表者印の押印にも認証が必要な場合には、印と印鑑証明書のご持参が必要です
  3. 法人の登記簿謄本(発行から3ヶ月以内)
    現在事項証明書、全部事項証明書、履歴事項証明書、代表者事項証明書、どのタイプでも可

3 署名者が法人の代表権を持たない社員の場合

※認証をお求めの書類が法人の書類であることを確認するために、書類には法人名が記載されている必要があります

  1. 認証をお求めの書類一式を2部
  2. 代表者から署名者に対しての授権証明書
    サンプル(宣誓認証用授権証明書)
    WORD PDF 参考(書き方コメント付)
    代表者印の押印が必要
    書類名・それぞれの件数の明記が必要

    法人の書類にサインする権限は、本来、法人の代表者しか持っていません
    そこで、代表者から署名者に対して、今回の書類に宣誓の上でサインする権限を付与した旨が記載された委任状(当役場では授権証明書と呼んでいます)が必要になります。

  3. 代表者印の印鑑証明書(発行から3ヶ月以内)
  4. 法人の登記簿謄本(発行から3ヶ月以内)
    現在事項証明書、全部事項証明書、履歴事項証明書、代表者事項証明書、どのタイプでも結構です
  5. 署名者本人の身分証明書
    顔写真付きの公的な身分証明書(運転免許証やパスポートなど)

宣誓認証手数料

日本語で作成された書類の場合は 11000円/件
外国語で作成された書類の場合は 17000円/件

謄本認証

謄本認証ではお持ち込みいただいた書類の原本とその謄本とを対照し、符合することを確認して認証します。署名の認証とは異なりますので、ご利用の際には提出先の求めに合うものかどうかご確認下さい。

謄本認証が可能な書類は私書証書となりますので、作成者の署名または記名押印(印鑑証明や印鑑登録証明書がある方の場合)のある文章が必要です。これがない書類(例えば表のみが書かれているものなど)は認証ができませんのでご注意下さい。また公文書は認証の対象となりません。

嘱託人が役場に来る場合

  1. 認証をお求めの書類一式の原本と謄本
  2. 署名者本人の身分証明書
    例えば、運転免許証やパスポートといった、顔写真付きの公的な身分証明書
    署名者本人の印鑑登録証明書(発行から3ヶ月以内)と実印本体の持参でも可

嘱託人である法人から代理人へ委任状が出る場合

  1. 認証をお求めの書類一式の原本と謄本
  2. 署名者本人から代理人への委任状
    法人用謄本認証委任状サンプル
    WORD PDF
  3. 法人の代表者印の印鑑証明書(発行から3ヶ月以内)
  4. 法人の登記簿謄本(発行から3ヶ月以内)
    現在事項証明書、全部事項証明書、履歴事項証明書、代表者事項証明書いずれでも可
  5. 役場に実際に来る代理人の身分証明書
    例えば、運転免許証やパスポートといった、顔写真付きの公的な身分証明書

謄本認証手数料

5000円/件