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よくある質問と回答

私文書の認証について

1 認証の意義

1-1 認証とは何ですか。また、認証した結果どうなるのですか

認証とは、私署証書の署名(署名押印又は記名押印を含む)の真正を、公証人が証明することです。
認証した結果、その文書が真正に成立したこと、すなわち文書が作成名義人の意思に基づいて作成されたことが推定されます。
あくまで公証人は文書の記載内容の真実性を証明することはできませんのでご注意ください。

1-2 認証はなんのためにするのですか

私文書に作成者の署名や記名押印がある文書を受け取っても、本当に作成名義人が署名や記名押印をしたかどうか分かりません。
そこで文書を本人が作成したことを証明する制度が、公証人の認証なのです。

1-3 認証の対象となる文書はどんな文書ですか、私署証書とはなんですか

対象となるのは、私文書の中の、とりわけ「私署証書」とよばれる文書です。
私署証書とは、作成者の署名又は記名押印のある私文書のことです。
公文書は公証役場では認証ができませんし、また私文書であっても、作成者の署名又は記名押印のないものは認証の対象とはなりません。

1-4 私署証書なら何でもいいのですか

法律効果に全く影響のない単なる自然現象や史実を記載した文書は駄目ですが、法律効果に直接間接に影響のある事実が記載されていれば認証の対象になります。

2 認証の種類

2-1 認証は、どのようにして行うのですか

以下の3つの方法があります
(1)面前署名  署名者本人が、公証人の面前で、証書に署名又は押印をする。
(2)面前自認  署名者本人が、公証人の面前で、証書の署名又は押印したことを自ら認める。
(3)代理自認  代理人が、公証人の面前で、証書の署名又は押印が、署名者本人のものであることを自ら認める。

2-2 宣誓認証とはなんですか。通常の認証との違いはどこにあるのですか

通常の認証は私署証書の署名、署名押印又は記名押印の真正を、公証人が証明することです。
一方、宣誓認証とは、署名者が公証人の面前で「この文書に記載された内容が真実である」と宣誓した上で、証書に署名若しくは押印したとき、その旨を記載して認証する制度です。
公証人が、私署証書について、作成の真正を認証するとともに、制裁の裏付けのある宣誓によって、その記載内容が真実・正確であることを作成者が表明した事実をも公証するものです。
※証書の記載に虚偽があることを知りながら宣誓の上認証を受けた場合には、法律による過料の制裁があります。

2-3 謄本認証とはなんですか。通常の認証との違いはどこにあるのですか

通常の署名認証は私署証書の署名、署名押印又は記名押印の真正を認証するものですが、謄本認証とは、私署証書の謄本が原本と一致することのみを認証します。
ただし、あくまで謄本認証の対象となるのは、私署証書に限られます。

3 外国文認証

3-1 外国文認証とは、何ですか

外国文認証とは、外国語で作成された私署証書(作成者の署名、署名押印又は記名押印のある私文書のこと)に対する認証のことをいいます。外国文認証も公証人の権限とされている認証ですから、私署証書の一般原則に従って処理されます。

3-2 認証は、どのようにして行うのですか

外国文認証も私署証書の認証ですので、以下の3つの方法があります
(1)面前署名  署名者本人が、公証人の面前で、証書に署名又は押印をする。
(2)面前自認  署名者本人が、公証人の面前で、証書の署名又は押印したことを自ら認める。
(3)代理自認  代理人が、公証人の面前で、証書の署名又は押印が、署名者本人のものであることを自ら認める。

日本の公証役場においては、(3)代理自認による認証方法が認められていますが 提出先の国によっては、代理人による認証を受け付けない場合もあります。 提出先に、よくご確認ください。

3-3 公証人の認証を得た後はどうすればよいのですか

東京の公証役場ではワンストップサービスを提供しておりますので(後述)、公証人の証明書に加えて、法務局長の証明書と外務省の証明書まで発行することが可能です。
以下の3タイプの証明書のうち、
ハーグ条約加盟国では(1)から(3)まで全ての種類を、
ハーグ条約非加盟国では(1)と(2)を、発行出来ます。
※ ただし、ハーグ条約加盟国であっても、日本にある駐日大使館(領事館)の証明を必要とする場合が時々あります。こういった場合、領事館に行くにあたって(2)が必要なのか、(3)が必要なのかが問題となります。提出先がどちらの証明書を求めているのか、提出先によくご確認ください。
(1)公証人の証明書のみ
   公証人の証明書のみ発行致します。
(2)公証人の証明書+法務局長の証明書+外務省の公印確認証明書
   日本にある駐日大使館・領事館による領事認証が必要な場合に発行することができます。
   東京の公証役場ではワンストップサービスを提供しているので、役場での認証の後に、すぐに領事認証を受けることが可能です。
(3)公証人の証明書+法務局長の証明書+外務省の証明書(アポスティーユ)
   ハーグ条約加盟国に提出する場合にのみ発行することができます。
   東京の公証役場ではワンストップサービスを提供しているので、アポスティーユまで発行することが可能です。

3-4 もっと具体的に説明してください
ノータリゼーションとリーガリゼーション

文書が海外の送り先で問題なく受け入れられるためには、その文書が真正に作成されたことが、相手方において容易に確認できなければなりません。その確認の手段として考え出されたのが、まず、文書に記載された署名を一定の公的機関(公証人など)が証明し、次いで、その証明者の署名や公印を別の公的機関が更に証明するという制度です。
前者の署名認証をノータリゼーションといい、後者の署名認証に対する他の公的機関の証明をリーガリゼーションといっています。
したがって、公証人の認証(ノータリゼーション)の後の手続としては、リーガリゼーションが伴うのが通常ですが、常に必要とされるのではなく、文書を受ける相手方が民間会社等で、相手国の公的機関に提出する必要のないときなど相手方に異論がなければ公証人の認証だけ(ノータリゼーション)ですまされる場合もあります。

公証人が認証した後の手続(リーガリゼーション)の流れ

公証人の認証を受けた後、その公証人の所属する法務局(地方法務局)の長からその私文書に付されている認証が当該公証人の認証したものであることの証明を受け、次に外務省においてその法務局長の公印が間違いないことの証明を受け、最後に提出先の国の駐日大使館(領事館)の証明(これを「領事認証」といいます。)を受けるという順序になります。

ハーグ条約加盟国に対する取り扱い(アポスティーユについて)

以上のように、領事認証に至るまでの二重、三重の証明手続は煩雑です。そこで、手続きの簡略化を図るため、領事認証を不要とするハーグ条約が締結され、日本もこれに加盟しています。
その結果、ハーグ条約加盟同士の間では、条約で定めた形式の外務省のアポスティーユ(APOSTILLE)を受ければ、日本にある当事国の領事認証が不必要になり、その私文書を直ちに提出先の国に送ることができます。
ただし、ハーグ条約加盟国であっても、日本にある駐日大使館(領事館)の証明を必要とする場合もありえますので、提出先がどういった証明書を求めているのか、よくご確認ください。
ハーグ条約加盟国は、こちらで確認できます。

ワンストップサービス

東京都、神奈川県、静岡県、愛知県及び大阪府の公証役場では、公証役場において公証人の証明書に加え、法務局長の証明書、及び外務省の証明書(アポスティーユ、大使館による領事認証を受けるための公印確認証明)を発行することが可能です(ワンストップサービス)。
アポスティーユの場合には、公証役場での認証の後にすぐに提出国に送ることが可能です。
大使館での領事認証が必要な場合には、公証役場での認証後、すぐに駐日大使館(領事館)で領事認証を受けることが可能になります。

4 必要書類・委任状・サンプル等

 

4-1 認証するに際しての必要書類はなんですか

必要書類についてはこちらをご覧ください。

4-2 委任状のひながた・サンプルはありませんか

公証役場に提出して頂く委任状の雛型についてはこちらをご覧ください。

4-3 宣言書(カバーレター)のひながた・サンプルはありませんか

カバーレターとなる宣言書や証明書のサンプルについてはこちらをご覧ください。

5 書類についてのよくある質問

5-1 書類は何語で書くのですか?

日本語で記載するのか、外国語で記載するのかは、私どもでは分かりかねます。
提出先がどの言語で記載された文書に認証をお求めなのかご確認ください。

5-2 代理人が行っても、認証は可能ですか?

日本の公証役場としては、書類を整えて頂ければ、代理人による認証は可能です(代理自認による認証。必要書類についてはこちらをご覧ください。)
ただこの場合、公証役場が発行する証明書には、代理人による認証である旨が記載されます。
提出先によっては、必ず署名者本人が公証人の面前で署名しなければならないとする国・機関もあります。提出先が代理人による認証でも受け付けるかどうかご確認ください。

5-3 文書を翻訳してもらうことはできますか?

認証をお求めの私署証書は、あくまでお客様に整えて頂くものです。
日本語の書類を当役場で外国語訳するサービスは行っておりませんのでご注意ください。

5-4 英語の認証文が欲しいのですが

日本の公証役場では、日本語で行う認証文が正式なものです。
ただし、提出先が外国の場合、日本語を解しないおそれがありますので、サービスとして、認証文の訳文を発行しております。
この場合、日本語の認証文に加えて、これを英語に翻訳した認証文を作成し、公証人がサインします。
なお、認証をお求めの書類(私署証書)についての翻訳サービスは行っておりませんのでご注意ください。

5-5 パスポート(パスポートのコピー)を認証したい

まず、パスポートの原本そのものは認証することができません。
そこで、パスポートをコピーして頂くことになりますが、パスポートのコピーもあくまで画像であり、私署証書ではありませんので、このままでは認証の対象にはなりません。

Q1-3 私署証書についてはこちら

しかし、カバーレターとなる宣言書(Declaration)を作成して署名すれば、この宣言書に認証をとりつけることは可能です。宣言書は、あくまで認証の対象となる私署証書といえるからです。
この宣言書には、「添付書類は、日本国政府から発行された、私の旅券の写しに相違ない」…と、パスポートのコピーを添付した旨を宣言し、カバーレターと添付した書類との関係性を示すことが重要です。
サンプルはこちら

5-6 運転免許証のコピーを認証したい

運転免許証のコピーそのものは画像であり、私署証書ではありませんので、このままでは認証の対象にはなりません。

Q1-3 私署証書についてはこちら
Q5-5 パスポートのコピーの認証と同様の扱いになりますのでこちらをご参照ください

5-7 サイン証明書の認証が欲しい

宣言書のサンプルを準備しましたので参考までご覧下さい。
サンプルはこちら

5-8 会社の登記簿謄本や、戸籍謄本など、公文書に認証が欲しい

会社の登記簿謄本や、戸籍謄本は私文書ではなく公文書ですから、登記簿謄本自体は認証の対象にはなりません。
公文書そのものに認証が必要な場合は、外務書領事サービスセンター証明班へお問い合わせ下さい。
この宣言書には、「添付書類は、○○(発行機関)から×月×日(発行年月日)に発行された、□□(公文書の説明)である」…と、登記簿謄本などの公文書を添付した旨を宣言し、カバーレターと添付した書類との関係性を示すことが重要です。
また、公文書は、公証役場を利用せずに、直接公文書そのものに認証をとることが可能なものが多くあります。
公文書そのものに認証が必要な場合は、外務書領事サービスセンター証明班へお問い合わせ下さい。

5-9 無犯罪証明書(犯罪経歴証明書)に認証が欲しい

無犯罪証明書(犯罪経歴証明書)は公証役場で認証することができません。
外務省領事サービスセンター証明班にご照会下さい。

5-10 会社の登記簿謄本の原本と、これを英訳したものに、認証を求められた

登記簿謄本の原本は公文書であり、また、これを英訳したものは私署証書とはいえないので、このままでは認証することができません。
しかし、カバーレターとなる宣言書(Declaration)を作成して署名すれば、この宣言書に認証をとることが可能です。宣言書は、あくまで認証の対象となる私署証書といえるからです。
この宣言書には、「自分は日本語と英語に堪能であり、登記簿謄本の記載内容を誠実に翻訳した」…と、添付する登記簿謄本のことと、英訳もあわせて添付していることを説明することが重要です。
なお、登記簿謄本を当役場で英訳するサービスは行っておりませんのでご注意ください。
宣言書のサンプルはこちら

5-11 日本語の書類と、これを外国語に訳したものに、認証を求められた

会社の登記簿謄本のほかにも、会社の定款、運転免許証のコピーや、戸籍謄本など、日本語で記載された書類を外国語に訳したものについて認証を求められるケースがあります。
これらについても、カバーレターとなる宣言書(Declaration)を作成して署名すれば、この宣言書に認証をとることが可能です。宣言書は、あくまで認証の対象となる私署証書といえるからです。
この宣言書には、「自分は日本語と当該外国語に堪能であり、日本語の書類の記載内容を誠実に翻訳した」…と、添付する日本語の書類のこと、外国語訳もあわせて添付していることを説明することが重要です。
なお、日本語の書類を当役場で外国語訳するサービスは行っておりませんのでご注意ください。
宣言書のサンプルはこちら

5-12 卒業証明書のように文書の作成者から委任状をもらうのが難しい書類に認証を欲しい

卒業証明書のように証書の署名者から委任状をとることが難しい場合、このままでは認証をとることができません。
この場合にも、カバーレターとなる宣言書(Declaration)を作成して署名すれば、この宣言書に認証をとることが可能です。卒業証明書は添付書類ということになり、認証の対象となる私署証書は宣言書となるからです。
この宣言書には、「添付書類は、○○(発行機関)から×月×日(発行年月日)に発行された、卒業証明書(又は卒業証明書の写し)である」…と、添付している書類が卒業証明書であるということを説明し、カバーレターと添付した書類との関係性を示すことが重要です。

5-13 通常の認証なのか、宣誓認証なのか、どちらをすれば良いか分からない

書類によって必ずしも宣誓認証でなければならない、ということはありません。あくまで提出先のリクエスト次第ですので、よく提出先に確認してください。
通常の認証と、宣誓認証の違いについては以下をご参照ください。

Q 2-2 宣誓認証とはなんですか。通常の認証との違いはどこにあるのですか

5-14 宣誓認証を依頼したい。注意点・必要書類はなんですか

一般の署名認証と違い、宣誓認証は、公証人の面前で宣誓することが要件となっているため、代理人による嘱託は認められません。必ず署名者本人が役場へ出頭してください。
更に、宣誓認証の嘱託をするには、同一内容の証書を2部提出して頂かなくてはなりません。手続終了後、認証した証書の1部をお返しし、もう1部を役場で20年間保存します。
また、宣誓認証については予約制となっており、予めドラフトを確認させて頂きます。役場に直接お越し頂く前に、お問い合わせページなどからご相談ください。
必要書類等についてはこちらをご参照ください。

5-15 私文書認証の受付時間を知りたい

私文書認証の受付時間は平日の午前9時から11時30分、午後1時から4時30分となっております。
上記時間内に受付で認証の申請を済ませてくださいますようお願いします。
私文書の認証は予約を承っておりませんので、上記受付時間内に直接お越し下さい。
宣誓認証の手続きについては予約制となっております。
以下をご確認の上、ご連絡をお願い致します。

Q 5-13 通常の認証なのか、宣誓認証なのか、どちらをすれば良いか分からない
Q 5-14 宣誓認証を依頼したい。注意点・必要書類はなんですか